Estructura de los sitios web institucionales
Un sitio web institucional debe organizarse de manera que ayude a las personas a encontrar información rápidamente, comprender qué hace la institución y completar tareas sin esfuerzo innecesario. Para las organizaciones del sector público, esto no es solo una cuestión de buena experiencia de usuario: también favorece la transparencia, la rendición de cuentas, la accesibilidad y el cumplimiento de las obligaciones legales. Una estructura clara es especialmente importante para las instituciones del sector público de la UE, cuyos sitios web suelen atender a públicos diversos, entre ellos ciudadanos, empresas, periodistas, organizaciones colaboradoras y órganos de supervisión.
La navegación debe ser sencilla, coherente y redactada en lenguaje claro. Los encabezados del menú deben ser precisos e idealmente breves, para que los usuarios puedan revisarlos fácilmente en dispositivos de escritorio y móviles. Un sitio web bien estructurado también favorece los requisitos de accesibilidad al facilitar la navegación del contenido con lectores de pantalla, teclados y tecnologías de asistencia. Cuando una información no sea aplicable a la institución, el sitio web debe indicarlo claramente y explicar por qué, en lugar de dejar a los usuarios con dudas.
Secciones básicas que todo sitio web institucional debería incluir
Estructura y contactos
Esta sección debe explicar cómo está organizada la institución y quién es responsable de las funciones principales. Debe incluir datos de contacto actualizados, direcciones de las oficinas, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y, cuando proceda, horarios de atención y puntos de servicio.
Para los organismos públicos, esta sección es esencial para la confianza y la rendición de cuentas. También debe ser fácil de usar para las personas con discapacidad, por ejemplo, garantizando que la información de contacto sea legible, esté claramente etiquetada y esté disponible en formatos accesibles.
Información jurídica
La información jurídica debe agruparse en una sección específica para que los usuarios puedan encontrar fácilmente las normas, decisiones y materiales de apoyo que orientan la labor de la institución. Esta área es especialmente importante para las instituciones con responsabilidades regulatorias, de supervisión o de elaboración de políticas.
- Legislación
Publique las leyes, reglamentos y demás actos jurídicos relevantes para el ámbito de actuación de la institución. El contenido debe estar actualizado, claramente fechado y enlazado a fuentes oficiales siempre que sea posible.
- Proyectos de legislación
Cuando la institución prepare o contribuya a propuestas legislativas, los textos de trabajo y los materiales de consulta deben ponerse a disposición de forma estructurada. Esto favorece la apertura y permite a las partes interesadas seguir la evolución de las políticas.
- Investigación y análisis
Los estudios, evaluaciones de impacto, informes y documentos analíticos deben ser fáciles de localizar y comprender. Estos materiales ayudan a explicar la base empírica de las decisiones y pueden favorecer un mejor escrutinio público.
- Infracciones legales
Si la institución publica información sobre infracciones, sanciones o actuaciones de ejecución, debe hacerlo con cuidado y conforme a la ley. El contenido de esta área debe revisarse para garantizar el cumplimiento del RGPD y debe evitar revelar datos personales más allá de lo legalmente justificado.
- Seguimiento de la normativa jurídica
Esta área debe presentar cómo se supervisa, evalúa o revisa la legislación en la práctica. Resulta útil para demostrar si las normas son eficaces y dónde podrían ser necesarios cambios en el futuro.
Ámbitos de actividad
Esta sección debe explicar las principales responsabilidades, programas y prioridades operativas de la institución. Ayuda a los usuarios a comprender qué hace la organización y qué departamento o servicio es el adecuado para sus necesidades.
En las instituciones de mayor tamaño, este contenido puede dividirse por ámbito de actuación, línea de servicio o público destinatario. La estructura debe mantenerse coherente para que los usuarios no tengan que volver a aprender la navegación de una sección a otra.
Prevención de la corrupción
Las instituciones públicas deben proporcionar información clara sobre medidas de integridad, canales de denuncia, políticas éticas y procedimientos anticorrupción. Esto demuestra un compromiso con el buen gobierno y puede reforzar la confianza pública.
Todo mecanismo de denuncia debe ser seguro, fácil de entender y cumplir los requisitos de protección de datos. Los usuarios deben saber qué información pueden presentar, cómo se gestionará y qué protecciones se aplican.
Información administrativa
Esta sección debe reunir los documentos que muestran cómo se gestiona la institución y cómo se utilizan los recursos públicos. Es un ámbito clave para la transparencia y debe mantenerse exacto y actualizado.
- Normativa
Las normas internas, los procedimientos y los documentos de gobernanza deben publicarse cuando su divulgación sea obligatoria o procedente. Estos documentos ayudan a explicar cómo funciona la institución.
- Documentos de planificación
Los planes estratégicos, planes anuales y documentos de programas deben presentarse con claridad, idealmente con resúmenes para usuarios no especializados. Esto ayuda a las partes interesadas a comprender las prioridades y los resultados previstos.
- Información salarial
Cuando la publicación sea obligatoria, la información salarial debe presentarse de forma clara y proporcionada. Las instituciones deben equilibrar las obligaciones de transparencia con las consideraciones de privacidad y protección de datos.
- Incentivos y premios
La información sobre bonificaciones, premios u otros incentivos debe publicarse cuando así lo exija la ley. Las explicaciones claras ayudan a evitar malentendidos y favorecen la rendición de cuentas.
- Contratación pública
La información sobre contratación pública debe ser fácil de encontrar, especialmente para proveedores y órganos de supervisión. Los enlaces a portales de licitación, anuncios de contratos y planes de contratación pueden mejorar la transparencia y la eficiencia.
- Informes de ejecución presupuestaria
Estos informes muestran cómo se están utilizando en la práctica los fondos asignados. Publicarlos en un formato comprensible favorece la supervisión financiera y la confianza pública.
- Informes financieros
Las cuentas anuales y los estados financieros relacionados deben estar disponibles en formatos accesibles. Cuando sea posible, ofrezca resúmenes para ayudar a los usuarios no expertos a interpretar las cifras.
- Supervisión de entidades económicas
Si la institución supervisa empresas o entidades reguladas, esta área debe explicar el alcance y la base de dicha supervisión. También debe aclarar los procedimientos, las responsabilidades y los resultados publicados, en su caso.
- Vehículos oficiales
Cuando la divulgación sea obligatoria, la información sobre vehículos oficiales debe publicarse de forma clara y coherente. Esto suele formar parte de obligaciones más amplias de transparencia relativas al uso de bienes públicos.
Servicios
La sección de servicios debe centrarse en las gestiones que los usuarios necesitan realizar, como solicitudes, inscripciones, peticiones o reclamaciones. Las páginas de servicios deben explicar los requisitos de acceso, la documentación necesaria, los plazos de tramitación, las tasas cuando proceda y los puntos de contacto para obtener asistencia.
En los servicios públicos digitales, la accesibilidad y la usabilidad son fundamentales. Los formularios y los recorridos de servicio deben funcionar bien en dispositivos móviles, ser compatibles con tecnologías de asistencia y evitar la recopilación innecesaria de datos personales, de acuerdo con los principios del RGPD.
Datos abiertos
Esta sección debe proporcionar acceso a los conjuntos de datos que la institución pone a disposición para su reutilización. Siempre que sea posible, los datos deben publicarse en formatos abiertos y legibles por máquina, con descripciones claras, fechas de actualización e información sobre la licencia.
Los datos abiertos favorecen la innovación, la rendición de cuentas y la reutilización transfronteriza en toda la UE. No obstante, las instituciones deben asegurarse de que los conjuntos de datos se revisen antes de su publicación para detectar riesgos de confidencialidad, seguridad y datos personales.
Protección de datos personales
Todo sitio web institucional debe incluir una sección clara sobre protección de datos personales. Esta debe explicar qué datos personales se tratan a través del sitio web, la base jurídica del tratamiento, los plazos de conservación, los derechos de las personas interesadas y los datos de contacto del delegado de protección de datos, cuando proceda.
Esta sección también debe abarcar las cookies, las herramientas de análisis, los formularios y cualquier servicio de terceros utilizado en el sitio. Una información de privacidad clara es esencial para el cumplimiento del RGPD y para mantener la confianza pública.
Enlaces
Una sección de enlaces puede ayudar a los usuarios a acceder a instituciones relacionadas, portales de servicios, bases de datos jurídicas o fuentes oficiales de información. Los enlaces externos deben revisarse periódicamente para garantizar que sigan siendo exactos y útiles.
Cuando los enlaces conduzcan a sistemas externos, debe informarse claramente a los usuarios. Esto es especialmente importante cuando se pasa de un sitio web institucional a una plataforma de terceros o a un servicio transaccional.
Cuando no se proporciona información
Si una sección obligatoria o un área de contenido no es aplicable a la institución, el sitio web debe indicarlo expresamente y proporcionar el motivo. Esto es preferible a dejar secciones vacías o eliminarlas sin explicación, ya que puede generar confusión y reducir la confianza.
Las instituciones pueden ampliar la estructura de su sitio web para reflejar sus responsabilidades específicas, pero las secciones obligatorias deben seguir siendo visibles salvo que exista una razón legal y objetiva para no incluirlas. En todos los casos, los sitios web también deben publicar cualquier información adicional exigida por la legislación aplicable, las normas sectoriales o los compromisos internos de transparencia.
Una estructura sólida del sitio web proporciona a los responsables de la toma de decisiones del sector público una base práctica para el cumplimiento, la prestación de servicios y la comunicación. Cuando el contenido está organizado con claridad y se mantiene de forma coherente, el sitio web se convierte en un canal de servicio público fiable y no solo en un repositorio de documentos.